Skundų nagrinėjimo procedūra pagal LkSG 8 straipsnio 2 dalį
I. Skundų nagrinėjimo procedūros nustatymas ir jos tikslas
“Miele” nustatė tinkamą skundų nagrinėjimo procedūrą pagal LkSG 8 straipsnį. Skundų nagrinėjimo procedūra suteikia galimybę asmenims pranešti apie pavojus, susijusius su žmogaus teisėmis ir aplinkos apsauga, taip pat apie žmogaus teisių ar aplinkos apsaugos įsipareigojimų pažeidimus, kurie atsirado dėl įmonės komercinės veiklos jos verslo srityje arba dėl tiesioginio ar netiesioginio tiekėjo veiklos.
II. Atsakomybė ir prieinamumas
Skundų nagrinėjimo procedūrą vykdo išorės skundų nagrinėjimo pareigūnas (ombudsmenas), su kuriuo galima susisiekti toliau nurodytais kontaktais:
Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.
Loebellstraße 4
33602 Bielefeldas, Vokietija
Tel.: +49 521 557 333 0 / mob. tel.: +49 151 58230321
El. paštas: ombudsmann@thielvonherff.de
Pranešimo platforma: www.report-tvh.com
Pradžios tinklalapis: www.thielvonherff.de
Ombudsmenas veikia kaip nepriklausomas ir savarankiškas advokatas. Jis yra nešališkas ir jam netaikomi jokie bendrovės nurodymai dėl bylos nagrinėjimo. Ombudsmenas yra įpareigotas laikytis konfidencialumo. Jei jo prašoma, jis išsaugo informaciją teikiančio asmens tapatybės konfidencialumą.
III. Skundų teikimo procedūra
Ombudsmenas gauna skundą ir, jei reikia, su pranešėju aptaria faktines bylos aplinkybes. Bet kuriuo atveju pranešėjas gaus patvirtinimą apie gavimą.
Ombudsmenas patikrina, ar nebuvo pažeisti įsipareigojimai, kaip apibrėžta LkSG, ar nebuvo pažeisti kiti įstatymai ar vidaus taisyklės. Jei yra pakankamas pagrindas, jis perduoda jam pateiktas faktines aplinkybes įgaliota forma įmonei ištirti, o už operatyvų įgyvendinimą atsako atitikties skyrius. Siekdamas nepakenkti savo neutralumui, ombudmenas pats neatlieka jokių tyrimų.
Įmonė imsis tolesnių veiksmų dėl gauto pranešimo, vadovaudamasi įstatymais ir vidaus taisyklėmis bei atsižvelgdama į visų susijusių šalių interesus. Tyrimas turi būti atliekamas greitai ir be didesnių pertraukų.
Asmenys, su kuriais susijęs tyrimas, turi būti traktuojami sąžiningai ir pagarbiai. Visiems susijusiems asmenims taikoma nekaltumo prezumpcija. Turi būti suteikta teisė būti išklausytam. Dėl šios priežasties asmenys, kurie yra susiję su pranešimu, kuo greičiau informuojami apie gautą pranešimą ir supažindinami su jų teisėmis į informaciją ir ištaisymą. Tačiau jei kyla rimtas pavojus, kad pranešimas gali pakenkti pranešimo tyrimui, pranešimo pateikimas gali būti atidėtas iki tyrimo pabaigos arba iki tol, kol pavojus išnyks.
Tiriamų faktinių aplinkybių teisinį vertinimą ir tinkamų priemonių, skirtų netinkamai verslo praktikai pašalinti ir užkirsti jai kelią, nustatymą atlieka įmonė, kuri šiuo tikslu gali konsultuotis su ombudsmenu. Priemonės gali apimti, pavyzdžiui, atitinkamus civilinius ieškinius arba tam tikros kompetentingos institucijos dalyvavimą. Net jei konkrečiu atveju pažeidimų nenustatyta, gali būti tikslinga teikti pasiūlymus dėl darbo ir verslo procesų pakeitimų, taip pat organizacinių ir elgesio taisyklių pakeitimų.
Pranešėjas bet kada gali gauti informacijos apie bylos eigą iš ombudsmeno. Praėjus trims mėnesiams nuo pranešimo gavimo, pranešėjui bus suteikta grįžtamoji informacija apie tolesnes su pranešimu susijusias priemones. Ombudsmenas informuoja pranešėją apie rezultatus ne vėliau kaip po to, kai baigiamas procesas, kiek tai leidžiama pagal įstatymus.
IV. Pranešėjo apsauga
Pranešėjas iš esmės yra apsaugotas nuo diskriminacinių ar drausminių priemonių. Bet kokie keršto veiksmai prieš jį nebus toleruojami. Esant požymių, kad pranešėjams keršijama, reikia nedelsiant kreiptis į ombudsmeną.
Jei ombudsmenas užtikrino pranešėjui konfidencialumą, jis įsipareigoja neatskleisti pranešėjo vardo, pavardės ir tapatybės įmonei ar trečiosioms šalims be pranešėjo sutikimo. Jei ombudsmenas apklausiamas kaip liudytojas baudžiamojoje, civilinėje ar kitoje byloje, jis atskleidžia informaciją suteikusio asmens vardą, pavardę ir tapatybę tik tuo atveju, jei tai padaryti jį raštu įgalioja ir tas asmuo, ir įmonė.
Pranešėjo norui apsaugoti savo tapatybę prieštarauja asmenų, kuriems informacija turi įtakos, interesas, kad faktinės aplinkybės būtų atskleistos. Dėl šios priežasties netoleruojamas ir sąmoningas piktnaudžiavimas galimybe teikti skundus ir pranešimus. Ombudsmenas per pirmąjį susitikimą turėtų atkreipti pranešėjo dėmesį į tai, kad jo tapatybė gali būti atskleista įmonei, jei sąmoningai piktnaudžiaujama skundų nagrinėjimo procedūra.
V. Duomenų apsauga
Ombudsmenas užtikrina įstatymų nustatytų įpareigojimų, susijusių su duomenų saugojimu, ir duomenų apsaugos teisės aktų laikymąsi. Turi būti renkami tik tokie asmens duomenys, kaip informacija apie pranešėjo ir susijusių asmenų tapatybę, pareigas ir kontaktinius duomenis, taip pat kiti asmens duomenys, kurie yra būtini bylos nagrinėjimui. Be to, saugomi tik pranešami duomenys apie faktines aplinkybes, duomenų tvarkymo informacija, tolesni su pranešimu susiję veiksmai ir patikrinimo ataskaitos.
Asmens duomenų, užregistruotų rengiant ataskaitas ir atliekant tyrimus, saugojimo laikotarpis yra du mėnesiai nuo tyrimo pabaigos. Šis laikotarpis atitinkamai pratęsiamas, jei po tyrimo pabaigos pradedamos drausminės ar teisminės procedūros ir kiti ginčai, kuriems yra būtini naudojami minėti duomenys.
Duomenų apsaugos pareigūnas reguliariai peržiūri skundų nagrinėjimo procedūros atitiktį duomenų apsaugos reikalavimams.
VI. Skundų nagrinėjimo procedūros veiksmingumas
Skundų nagrinėjimo procedūros veiksmingumas tikrinamas kartą per metus ir prireikus, pavyzdžiui, jei įmonė gali tikėtis, kad jos verslo srityje arba pas tiesioginį tiekėją, pavyzdžiui, dėl naujų gaminių, projektų ar naujos verslo srities įvedimo, iš esmės pasikeis arba gerokai padidės rizikos situacija.